Zeitmanagement
Zeitmanagement-Tools können dir dabei helfen, dein Leben zu organisieren
und produktiver zu sein:
​
Alles an einem Ort:
Deine Aufgaben, Termine und Notizen sind zentral gespeichert.
Bessere Planung:
Du kannst deine Zeit effizienter einteilen und Prioritäten setzen.
Weniger Stress:
Durch eine gute Organisation hast du weniger Stress und mehr Ruhe.
Mehr Freizeit:
Wenn du deine Zeit besser nutzt, bleibt mehr Zeit für dich.
Erhöhte Produktivität:
Du erledigst deine Aufgaben schneller und effizienter.
​
Ob du nun Student*in, Berufstätige*r oder einfach nur jemand bist, der sein Leben
besser organisieren möchte, Zeitmanagement-Tools können dir dabei helfen.
Pareto - Prinzip
Identifiziere die aktuellen Herausforderungen, mit denen wir konfrontiert sind. Das sind die Situationen, bei denen wir im Rahmen unserer Entscheidungsfindung eine Lösung anstreben.
​
Finde die Ursachen für diese Herausforderungen heraus. Nutze Werkzeuge wie den 5-Whys-Prozess, um alle Faktoren zu erkunden, die zu den Herausforderungen beitragen, die wir lösen wollen.
Gruppiere ähnliche Probleme zusammen. Wenn bestimmte Ursachen für unsere Herausforderungen Gemeinsamkeiten aufweisen, fasse sie in Kategorien zusammen. Das ermöglicht es uns zu entscheiden, ob eine Lösung mehrere Probleme gleichzeitig angehen kann.
​
Bewerte jede dieser Herausforderungen anhand ihres Einflusses auf das Unternehmen. Weise jedem Problem einen Wert zu, sei es eine einfache Zahl von 1 bis 10 oder ein konkreter Geldwert. um die Relevanz zu verdeutlichen.
​
Erarbeite einen Plan, um dich auf die wichtigsten 20 % der Heraus- forderungen zu fokussieren, die sich auf das Unternehmen auswirken. Ziel ist es, dass eine Lösung mehrere Probleme gleichzeitig bewältigen kann. Berechne anhand der zugewiesenen Werte, welche Herausforderungen zu den essenziellen 20 % gehören.
​
Sobald das Hauptproblem identifiziert ist, entwickle einen Lösungsplan, der mithilfe von bewährten Problemlösungsstrategien 80 % der gewünschten Ergebnisse erzielen kann.
Pomodoro
Vorbereitung: Bevor du startest, mache dir einen Überblick über deine Aufgaben. Notiere kurz, was erledigt werden muss, und priorisiere die Aufgaben, vielleicht mit Hilfe einer To-Do-Liste.
​
Zeitaufwand einschätzen: Schätze grob, wie viel Zeit jede Aufgabe benötigt. Teile größere Aufgaben in 25-Minuten-Intervalle auf. Z.B. aus "Projekt präsentieren" wird
"Folien sichten + Fehlerkorrektur" (Pomodori 1),
"Anmerkungen einfügen" (Pomodori 2) und
"Präsentationsprobe" (Pomodori 3).
​
Tag planen: Trage die Aufgaben in deinen Tagesplaner ein. Plane die Pomodoro-Intervalle am Vorabend oder morgens als erstes.
​
Fokussiert Arbeiten: Nutze eine einfache Stoppuhr - sei es eine Küchenuhr, Eieruhr oder das Smartphone. Arbeite fokussiert während der 25-Minuten-Intervalle. Wenn der Timer klingelt, gönne dir eine kurze Verschnaufpause.
​
Pausen Gestalten: Die 5-Minuten-Pausen sind Denkpausen. Gönn dir Ablenkung und Entspannung: zum Beispiel Musik hören oder einen Kaffee holen. In der längeren Pause mache einen kleinen Spaziergang an der frischen Luft.
​
Tag gliedern: Plane insgesamt 4 Pomidori-Einheiten mit jeweils 25 Minuten Arbeit und 5 Minuten Pause. Nach 4 Pomidori mache eine längere Pause von 20-30 Minuten.
​
Fortschritt &Anpassung: Überprüfe regelmäßig deinen Fortschritt und passe die Planung bei Bedarf an. Nach dem vierten Durchgang nimm dir eine bis zu 30-minütige Auszeit.
​
Minimalismus: Nutze für die Pomodoro Technik am besten Stift und Papier, um Ablenkungen durch Technik zu minimieren.
Die Pomodoro-Technik erfordert etwas Übung, besonders das Arbeiten in 25-Minuten-Intervallen. Egal ob mit einer Küchenuhr oder dem Smartphone - bleibe fokussiert während der Arbeitsphasen und genieße bewusst deine Pausen.
Kanban
Die Kanban-Methode ist eine effektive Möglichkeit, dein Zeitmanagement zu optimieren. Erstelle dein Kanban- Board mit den drei Hauptelementen: Board, Spalten und Karten. Nutze analoge Methoden in einem Notizbuch oder digitale Tools wie Trello. Passe die Spalten nach deinen Bedürfnissen an, aber beachte, dass sie den Bearbeitungszyklus widerspiegeln sollten.
​
Teile große Aufgaben in Teilschritte auf und ordne ihnen separate Karten zu. Markiere zusammengehörige Karten mit einer gemeinsamen Farbe. Setze ein Kartenlimit für die "Doing"-Spalte, um dich auf eine Aufgabe gleichzeitig zu konzentrieren.
Integriere Zeitplanung, indem du entweder eine "Today"-Spalte einführen oder den Karten Fälligkeitsdaten zuweisen kannst. Überprüfe regelmäßig dein Kanban- Board, insbesondere wenn Aufgaben in der "To-Do" oder "Doing"-Spalte festhängen. Passe es an, wenn nötig, und genieße das Erfolgserlebnis erledigter Aufgaben.
Führe wöchentlich eine Review durch, um sicherzustellen, dass dein Kanban-Board weiterhin effektiv für dich ist. Kläre Gründe für unerledigte Aufgaben und finde Lösungen, um dein Zeitmanagement zu verbessern.
Eat the frog
Eat the Frog ist eine Zeitmanagement-Methode von Brian Tracy. Dabei erledigst du morgens zuerst die schwierigsten oder unangenehmsten Aufgaben.
„Eat the Frog!“ bedeutet „Schluck’ die Kröte!“. Du erledigst zuerst unangenehme Aufgaben, um danach entspannter weiterarbeiten zu können. Brian Tracy wurde von Mark Twains Zitat inspiriert: „Iss morgens als Erstes einen lebenden Frosch und den Rest des Tages passiert dir nichts Schlimmeres.“
Die Methode hilft dir, den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen. So vermeidest du Stress und Prokrastination.
​
1. Finde die unangenehmste Aufgabe („Kröte“).
2. Erledige sie ohne Unterbrechungen.
3. Unterteile große Aufgaben in kleinere Teilaufgaben.
4. Hole dir Unterstützung, wenn nötig.
Definiere, welche Aufgabe du als unangenehm empfindest. Nutze das Eisenhower-Prinzip, um dringende und wichtige Aufgaben zu identifizieren. Widme dich deinem „Frosch“ gleich morgens, bevor du andere Dinge erledigst.
Beispiel: Ein wichtiger Kunde möchte ein Angebot. Du schiebst die Aufgabe vor dir her, weil du die Kundschaft nicht magst. Mit der Eat-the-Frog-Methode erledigst du diese unangenehme Aufgabe zuerst und bringst mehr Effizienz in dein Leben.
Die ALPEN-Methode ist eine Technik für effizientes Zeit-, Selbst- und Aufgabenmanagement, die Deine Produktivität steigern kann. Der Name steht für die fünf Elemente der Methode.
Diese Methode wurde von Lothar Seiwert entwickelt und ist besonders beliebt, weil sie nur etwa 15 Minuten in Anspruch nimmt und den Tagesablauf spürbar optimiert. Am besten wendest Du sie am Vorabend oder am Morgen des Arbeitstages an.
A – Aufgaben aufschreiben: Schreibe alle Aktivitäten auf, die Du an diesem Tag erledigen möchtest. Notiere alles, von Meetings über E-Mails bis hin zu Telefonaten und Präsentationen.
L – Länge einschätzen: Schätze den Zeitaufwand für jede Aufgabe realistisch ein. Berücksichtige dabei Deine Erfahrungswerte und plane entsprechend.
P – Pufferzeit einplanen: Plane Pufferzeiten ein, um Verzögerungen abzufangen. Die ALPEN-Methode empfiehlt, 60% der Zeit für aktive Arbeit und 40% für Puffer und soziale Aktivitäten einzuplanen.
E – Entscheidungen priorisieren: Priorisiere Deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Nutze Methoden wie das Eisenhower-Prinzip oder das Pareto-Prinzip, um Deine Prioritäten festzulegen.
N – Nachkontrolle: Überprüfe am Ende des Tages, was Du erreicht hast und was nicht. Diese Nachkontrolle hilft Dir, Deine Planung kontinuierlich zu verbessern.
Zeitfluss -
Analyse
Die Zeitflussanalyse ist weniger eine Zeitmanagement-Methode als vielmehr ein grundlegendes Prinzip zur Steigerung der Effizienz. Es geht darum, sogenannte Zeitdiebe zu identifizieren und zu eliminieren. Dafür musst du dich eine Weile ganz akribisch selbst bei der Arbeit beobachten.
Wie funktioniert die Zeitflussanalyse konkret?
1. Ablenkungen dokumentieren: Beobachte dich eine Woche lang minutiös bei der Arbeit und dokumentiere jede Ablenkung. Das können Besucher und Kollegen sein, der Blick auf dein privates Smartphone oder auch Ablenkungen durch gesundheitliche Defizite. Du wirst überrascht sein, wie viel Zeit diese Zeitdiebe in Anspruch nehmen.
2. Zeitdiebe eliminieren: Versuche, diese Zeitfresser gezielt auszuschalten oder so weit wie möglich zu minimieren. Vermeide Ablenkungen durch andere, sperre dein Smartphone in eine Schublade und verbessere deine Gesundheit durch Sport, ausgewogene Ernährung oder den Gang zum Arzt.
Vorteile der Zeitflussanalyse
Selbst wenn du nur 20 Minuten am Tag einsparst, gewinnst du in einem regulären Arbeitsmonat schon volle sieben Stunden Arbeits- und Lebenszeit!
Timeboxing
Timeboxing bedeutet, dass du deine Arbeitszeit in feste Zeitblöcke einteilst, ähnlich wie bei einem Stundenplan in der Schule. Diese Methode des Zeitmanagements hilft dir, Deadlines einzuhalten und produktiver zu arbeiten.
Wie funktioniert Timeboxing konkret?
1. Aufgaben aufteilen: Verschaffe dir einen Überblick über deine Aufgaben und teile sie in kleinere Teilaufgaben auf. Das kannst du mit einer Aufgabenliste oder einer Mindmap machen.
2. Zeitslots festlegen: Schätze die Bearbeitungszeit für jede Aufgabe und lege dafür einen festen Zeitslot fest. Trage diese Zeitblöcke in deinen Kalender ein. Denke daran, auch Pausen und Pufferzeiten einzuplanen.
3. Ununterbrochen arbeiten: Versuche, während der festgelegten Zeitblöcke möglichst ungestört zu arbeiten. Verschiebe E-Mails und andere Ablenkungen in separate Zeitblöcke.
4. Aufgaben abschließen: Wenn du eine Aufgabe in der vorgesehenen Zeit nicht abschließen kannst, verschiebe sie in eine neue Timebox. Nutze Pufferzeiten, wenn nötig, aber vermeide es, Zeit von anderen Aufgaben zu “borgen”.
Vorteile von Timeboxing
Produktivität: Du arbeitest fokussierter und schaffst mehr in kürzerer Zeit.
Priorisierung: Du lernst, wichtige Aufgaben besser zu priorisieren.
Stressreduktion: Durch klare Zeitvorgaben vermeidest du Überlastung und Stress.
Timeboxing kann sowohl für Teamprojekte als auch für dein persönliches Zeitmanagement genutzt werden. Die Dauer einer Timebox kann variieren, je nach Größe der Aufgabe.
Ein konkretes Szenario veranschaulicht die SMART-Methode am besten. Nehmen wir das Ziel, mehr Sport zu treiben. So sähen die einzelnen Aspekte des SMART-Ziels aus:
​
1. Spezifisch
„Mehr Sport treiben“ ist zu ungenau. Du brauchst präzisere Angaben: Was möchtest Du wo, wie oft und wie lange machen? Zum Beispiel: „Ich will dreimal in der Woche im Park für 50 Minuten joggen gehen.“
2. Messbar
Wie kannst Du prüfen, ob Du Dein Ziel erreicht hast? Trage die genauen Sportzeiten in einen Kalender ein, sodass Du kontrollieren kannst, wie viel Du jede Woche geleistet hast.
3. Attraktiv
Welches Ziel passt in Deinen Alltag und ist motivierend genug, um es zu verfolgen? Zum Beispiel: „Der Park ist schnell erreichbar, da er direkt in meiner Nachbarschaft liegt. Ich gehe mindestens einmal in der Woche mit einer Freundin oder einem Freund laufen, die oder den ich ohnehin zu wenig sehe.“
4. Realistisch
Realistische Ziele müssen beeinflussbar sein. Starte zum Beispiel mit kleineren Einheiten: „Ich beginne zweimal in der Woche mit 15 Minuten. Mein Ziel ist es, dreimal in der Woche jeweils 50 Minuten zu laufen.“
5. Terminiert
Setze ein konkretes Datum fest, an dem Du Dein Ziel erreichen willst. Denke auch an Zwischenziele: „Ich möchte in den ersten sechs Monaten dreimal pro Woche 20 Minuten laufen, bis Silvester sollen es dreimal 50 Minuten sein.“
Eisenhower
Die Grundidee des Eisenhower-PrinzipsDas Eisenhower-Prinzip hilft Dir, Aufgaben gezielt zu kategorisieren und zu priorisieren.
Es basiert auf zwei Parametern:
1. Wichtigkeit einer Aufgabe: Eine Aufgabe ist wichtig, wenn sie zur Erreichung Deiner Ziele beiträgt. Ist das nicht der Fall, ist sie unwichtig.
2. Dringlichkeit einer Aufgabe: Eine Aufgabe ist dringlich, wenn sie bald erledigt werden muss, um ihren Sinn zu behalten. Ist der Zeitpunkt egal, ist sie nicht dringlich.
Anhand dieser Parameter teilst Du Aufgaben in vier Quadranten ein:
1. Wichtig und dringlich - Diese Aufgaben haben höchste Priorität und sollten sofort erledigt werden. Nur so kannst Du sicherstellen, dass sie rechtzeitig und korrekt ausgeführt werden.
​
Sofort selbst erledigen.
2. Wichtig, aber nicht dringlich - Diese Aufgaben sind wichtig für Deine Ziele, aber nicht zeitkritisch. Plane einen festen Zeitpunkt für ihre Erledigung ein.
Selbst erledigen, aber zeitlich planen.
​
3. Dringlich, aber nicht wichtig - Diese Aufgaben müssen bald erledigt werden, sind aber nicht entscheidend für Deine Ziele. Delegiere sie, wenn möglich.
​
Delegieren.
​
4. Weder wichtig noch dringlich - Diese Aufgaben haben die geringste Priorität. Du kannst sie vernachlässigen oder später erledigen.
Unerledigt lassen oder später bearbeiten.
